Organizar um evento é uma tarefa complexa, que precisa de motivação, organização e muita atenção aos detalhes. Fazer o planejamento adequado é essencial para minimizar as chances de problemas, facilitar os processos e garantir o sucesso do evento.

Quando falamos sobre eventos de grande porte, o desafio é ainda maior, é preciso coordenar diversos fornecedores, preparar com cuidado a logística e fazer de tudo para conseguir agradar ao numeroso público. Para isso, um guia contendo todas as etapas prioritárias é muito importante para garantir um bom resultado.

Mas um organizador de eventos não precisa apenas de planejamento, também é necessário ter a habilidade de lidar com um grande volume de informações e saber lidar com contrariedades, pois elas ocorrem em todo evento.

Veja abaixo os principais pontos a serem considerados no planejamento de um evento.

Defina os objetivos e metas do evento

Todo evento tem um objetivo estratégico. Seja para divulgar uma marca ou produto, para fomentar a cultura ou para criar um ambiente de aprendizagem, todo evento possui um foco que irá orientar os seus organizadores em relação ao seu planejamento. O objetivo precisa ser o motivo pelo qual o evento irá acontecer e deve estar claro para todos os envolvidos na organização.

Com o objetivo bem definido, passa-se a pensar nas pessoas que frequentarão o seu evento. É um público mais jovem? Ou tem como foco pessoas mais velhas? Quais são os interesses desse público? A organização precisa saber claramente qual é a persona do seu evento. E não esqueça de levar em consideração o orçamento necessário para elaboração do evento.

Ter os objetivos e metas bem definidos é muito importante pois, com eles, será mais fácil elaborar o planejamento para o seu evento. Com os objetivos claros, será possível escolher com mais assertividade qual o melhor formato do evento, sua data e local. Resista à tentação de elaborar a identidade visual, escolher as cores ou a temática neste momento. Haverá um tempo adequado no planejamento para a organização de tudo isso. 

Defina um orçamento

Calcule um orçamento viável para a elaboração do projeto. Faça uma estimativa de qual será o custo mínimo e estabeleça um teto de gastos. É importante acompanhar e respeitar esse limite do orçamento.

Saber qual é o orçamento disponível para o evento antes de começar o planejamento ajuda a criar uma visão geral do que pode e do que não pode ser investido, estabelecendo prioridades de gastos, isso poderá definir o formato do evento, o seu tamanho e os materiais a serem utilizados. Também auxilia na busca por alternativas financeiras, como a procura de patrocinadores e expositores. 

Manter no orçamento original é uma prioridade, não extrapole o valor estabelecido! Isso acarretará na diminuição de lucros, caso seja um evento pago, ou em um prejuízo financeiro para a empresa.

Não esqueça de incluir no orçamento: aluguel o espaço, pagamento da equipe, pagamento de fornecedores, decoração, divulgação, compra ou aluguel de equipamentos, entre outros.

Escolha o formato do evento

Com o orçamento definido, passamos para o planejamento do evento em si. Escolha primeiramente o seu formato. Neste caso, procure saber qual modelo de evento faz mais sentido para o seu público.

Eventos online podem ser mais práticos e mais baratos, mas esse formato atingirá realmente o seu objetivo? Já os eventos 100% presenciais podem ser ótimos para quem quer criar uma relação mais próxima com os seus convidados. Mas esse formato pode limitar a quantidade de pessoas que poderão comparecer.

Eventos híbridos, por outro lado, costumam ser mais dinâmicos e abrangem mais convidados, criando uma conexão entre os que comparecem no modelo presencial e dando oportunidade de participação para quem prefere, ou precisa, acompanhar a programação no formato online. Porém, sua organização e planejamento são mais complexos.

Veja também: Como garantir a segurança em áreas esportivas.

Escolha o local e a data

A escolha do local e da data do seu evento pode definir o sucesso ou o fracasso do projeto. 

Escolha a data com sabedoria, seguindo algumas regras básicas

• Evite feriados ou datas próximas de feriados prolongados muito movimentados, como Carnaval, Páscoa, Natal, entre outros; principalmente se o seu evento for corporativo;
• Data que sobrecarregam os gastos do seu público também não são aconselháveis, como final de ano, Black Friday ou começo de ano, quando muitas pessoas precisam pagar os impostos
• Não concorra com outros eventos da mesma categoria, ou para o mesmo tipo de público. Não vale a pena arriscar ter o seu local vazio por conta da competição com outro evento.

Em consideração ao local, é importante escolher uma locação com fácil acesso e segurança. Procure saber se há  estacionamento nas proximidades do ambiente escolhido e se existem opções de transporte coletivo na região. Outra dica é escolher uma locação que já seja conhecida e combine com o seu público, facilitando a divulgação do seu evento e fazendo do lugar umas das atrações do evento.

Muita organização e planejamento

É inevitável ter alguma adversidade durante um evento, porém a organização e o planejamento podem diminuir a sua recorrência e facilitar a elaboração de uma solução para os possíveis contratempos ocorridos ao longo da organização. Então saiba planejar e organizar com atenção cada detalhe.

Em relação ao tempo de planejamento, não há um prazo ideal para iniciar a organização de um evento, apenas se certifique de que o tempo de preparação seja suficiente para planejar tudo. Isso vai depender do porte, número de convidados e formato do evento, Se o projeto em questão ocorre com alguma regularidade, mantenha um cronograma anual para se preparar com antecedência.

Tenha tudo organizado. Veja os principais pontos que precisam estar em um planejamento:

Fornecedores

Faça uma extensa pesquisa para escolher fornecedores experientes e com um bom relacionamento. E não seja apressado! Invista um tempo na busca pelos melhores fornecedores. Assim, é possível achar o melhor custo benefício para o seu evento.

Depois de escolhidos, alinhe os objetivos do evento com os fornecedores. Mantenha uma comunicação clara e objetiva, seja transparente em relação às suas expectativas. Desta forma, as dificuldades que envolvem maus entendidos podem ser evitadas.

Nunca deixe o fornecedor trabalhar sem supervisão, por mais que haja confiança em seu trabalho. Você nunca sabe quando eles passarão por algum sufoco, então sempre mantenha alguém diretamente ligada à organização supervisionando o trabalho dos fornecedores.

Cronograma

Monte um cronograma completo com todas as etapas do processo. Inclua no cronograma o pré-evento, o evento e o pós-evento. Use ferramentas adequadas para isso, como planilhas ou softwares específicos para planejamento de eventos.

É preciso especificar quando cada ação será realizada, como o contato e pagamento dos fornecedores, a entrega de materiais necessários, o início da divulgação, início da venda ou do envio de convites para os participantes, entre outros.

Um bom cronograma deve conter todas as etapas e ajudar o produtor a ter controle completo de tudo o que está acontecendo. Defina quais são as prioridades e o que pode ser deixado para um momento mais próximo ao evento.

Divulgação

A divulgação do evento não é uma etapa que pode ser deixada de lado. A estratégia de comunicação deve ser pensada de acordo com a persona escolhida pelo evento.

Separe no cronograma o dia que se iniciará a divulgação do projeto, não deixando essa etapa para a última hora. O seu público também precisa se preparar para ir ao evento, então tente alcançá-los com uma margem de tempo razoável antes da estreia. 

Divulgue muito bem o evento usando as redes sociais ou veículos de mídia para fazer a. Essa decisão deve ser tomada pensando no seu público e no orçamento disponível para a divulgação.

Escolha da sua equipe

Ninguém consegue realizar um evento sozinho. Por isso, escolha sua equipe com cuidado. Você precisa estar cercado de pessoas em quem possa confiar. Selecione pessoas experientes e bem recomendadas.

A equipe deve estar preparada para qualquer tipo de obstáculo. Então, comunique-se com clareza e exponha os objetivos e metas a todos os envolvidos.

Segurança

A segurança de um evento é fundamental para o seu sucesso. Certifique-se de ter todos os alvarás necessários para receber o público estipulado e contrate equipes capacitadas para o trabalho.

Não esqueça os equipamentos de segurança como as Cercas Móveis Guará. A Cerca Móvel Guará oferece qualidade incomparável, proporcionando praticidade e economia ao seu empreendimento. Com design limpo e moderno a linha traz flexibilidade e rapidez na instalação (montagem e desmontagem) graças à modularidade com que seus produtos são projetados. Pode ser utilizada na proteção temporária de acesso a obras civis, urbanas e eventos.

 

Gostou do conteúdo? Continue acompanhando o nosso blog para ver mais novidades sobre o planejamento de eventos.